1.办公室在各种工作活动中所形成的文件材料等(包括收文、收电、发文底稿、领导讲话稿、会议记录、出版物原稿、印模、照片、录像以及各部室文件等),均应作为档案材料。在规定时限内,由办公室集中、统一管理,任何人不得私自保存档案材料。
2.工作人员向办公室调阅一般文件、材料,均应办理借阅手续,附有秘密、机密、绝密字样的文件、材料、电报、领导重要讲话稿等,必须根据领导批示传阅,但不能带回家中,阅后当天归还。
3.外单位要阅资料,需持有该单位的介绍信并征得办公室领导批准,方可查阅。
4.绝密文件、材料、密码电报、领导讲话稿,不得翻印、复制或随意抄录。秘密文件如需翻印复制,应经领导同意,并及时做好登记(日期、份数、收回时间)核对,同原件一样保存。
5.调阅人所调阅的档案材料应严加保管,注意保密,不得转借、拆卷或修改,若有遗失应及时报办公室并负全部责任。
6.调阅人应将档案材料及时退回,并及时与办公室人员核对清楚,并在借阅登记本上注销。