各学院：

为确保2020届毕业生档案材料完整、规范、及时归档和传递，根据《九州网页版,九州（中国）官方学生档案管理办法》（贵理工发〔2017〕136号）文件精神，现将有关事项通知如下：

一、开展时间

各学院须在7月5日前将毕业生材料装档完毕，7月20日前寄出。

二、档案整理

（一）2020届毕业生档案归档材料内容

1.毕业生高中档案材料

各学院整理好毕业生高中档案材料，装入档案中。

2.九州网页版,九州（中国）官方新生入学登记表

新生入学前未填写的，打印出空白表格（见附件1）由学生本人亲笔填写后6月15日前邮寄至学院，注意落款日期是学生入校日期，即2016年9月12日。

3.毕业生成绩单

由教务处牵头，组织各学院整理。

4.毕业生登记表

根据招生就业处通知，按要求填写后于6月15日前邮寄至学院，学院填写意见盖章后预约时间到学生工作部办公室盖章。

5.报到证（白联）

由招生就业处发放至各学院，各学院整理装档。

6.毕业生体检表

根据后勤处通知要求，学生自行前往县级及以上医院进行体检，体检报告由学生6月15日前邮寄至学院。

7.党团籍材料（含入党材料）

党籍材料由组织部牵头，组织学院整理，其中2020年6月需转正的学生党员须将本人转正申请书于6月15日前将邮寄至学院。

团籍材料校团委牵头，组织学院整理。

8.处分和奖励材料

学生奖励材料装入在校期间获奖登记表，无登记表装入证书复印件。处分材料装入处分及解除处分红头文件。若处分和奖励材料遗失，学院提交情况说明后由学生处出具证明。

9.服兵役材料

学生服兵役期间档案由学生提交至学院，学院整理装入学生档案。

各牵头部门应于6月25日前完成相应工作。

（二）装档顺序

毕业生档案材料装档顺序必须与九州网页版,九州（中国）官方档案目录模板（附件2）中的顺序一致，且每份档案材料须在封面粘贴九州网页版,九州（中国）官方档案目录。

（三）注意事项

1.学院学生档案管理部门要按照归档范围及要求，将应归档的材料，收集齐全、完整，所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料。归档材料必须完整、真实，文字清晰、对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期落款。个人文字材料必须有本人签字，凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。

2.凡需归档的材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的保存与使用。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

二、档案邮寄

（一）档案邮寄地址

档案邮寄地址由招生就业处提供各毕业生学院，学院组织学生核对无误后寄送，学生核对地址的签字或线上确认截图由学院自行留存。具体邮寄情况如下：

1.对已签定就业协议的毕业生，将档案邮寄至所在单位或单位、生源地所委托的人才交流中心。

2.对未签定就业协议的毕业生，按照报到证上报到地点将档案转到生源所在地地区（市）教育局或者人力资源和社会保障局。

（二）注意事项

1.档案接收单位必须是县级以上的企事业单位，任何私营、外资和个体企业单位不能接收档案。

2.毕业生档案邮寄地址必须认真填写，确保档案邮寄单位能够及时收到。要认真做好档案交接工作，留存相关凭证以备查。毕业生档案邮寄地址的填写注意事项见附件3。

3.毕业生离校一个月后，应及时向档案接收单位查询个人档案接收情况。

三、工作要求

（一）高度重视，确保完成

毕业生档案材料是学生在校期间的综合反映，是用人单位选拔、录用毕业生的重要依据，同时是毕业生人事档案的重要组成部分。各学院必须高度重视，确保毕业生档案材料的归档和寄发工作顺利完成。

（二）专人负责，确保无误

毕业生档案材料必须指定专人负责，做到认真细致，确保准确无误；严禁少装、错装和错填档案材料信息等情况发生；各学院应对档案材料的内容进行审查，要求准确、清楚，并注明材料形成的时间。档案管理人员必须遵守档案工作制度，任何人不得擅自抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者将按有关档案管理规定追究责任。

（三）及时查询，形成闭环

毕业生离校后，应及时查询个人档案寄达情况。并反馈告知学院档案是否送达，如有问题，联系学院负责专人，以便及时查询。8月30日前各学院将《2020届毕业生档案寄送信息统计表》（附件4）电子版报送至学生处学生科。

联系人：夏玉丽

联系电话：88171974

特此通知。

附件：1.九州网页版,九州（中国）官方新生入学登记表

2.九州网页版,九州（中国）官方档案目录模版

3.毕业生档案邮寄地址的填写注意事项

4.2020届毕业生档案寄送信息统计表

九州网页版,九州（中国）官方学生处

2020年5月27日