为规范我处文件的管理,即明确收文的分类、存档,发文的编写、发放和存档,以及我处印章的管理,特制定本制度。 一、职责 (一)处长负责我处所有对外发文审批。 (二)部门主管负责本部门文件的拟制与审核,并负责定期将已处理完毕的文件移交办公室存档。 (三)办公室负责我处文件格式、文号及内容的审核,用印管理、归档管理工作。 二、文件管理 (一)发文 1.撰写。由发文部门参照《中华人民共和国国家标准——党政机关公文格式》要求撰写。 2.审核签发。由办公室对文件内容及格式进行审核后交处领导签发。 3.用印发放。文件经处领导签发后,由办公室根据招生就业处印章管理规定盖章,并发放至相关部门及人员。发放情况需做好登记。 4.存档管理。已发放的文件由办公室按照文书档案管理要求进行存档管理。 (二)收文 1.登文。文件管理人员将所收到的文件登记在《收文登记表》内,内容包括:收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况等。 2.送批。完成登文工作后,由办公室提出拟办意见并送相关领导阅示或传阅。 3.处理。文件经领导审阅后,由承办部门按领导批示办理,并在处理签上记载办结(理)情况。、 4.归档保存。由办公室清查办理记载情况后按文书档案管理要求整理归档。 |