党政群各部门、校直各单位：
按照学校档案工作要求，更好地为学校的建设发展提供档案管理服务。现将2019年档案和归档工作的具体事宜通知如下。
一、归档范围
（一）文书档案（2019年省委省政府及相关厅局来文，校级层面的发文、上呈文，党委会和院长办公会记录、纪要，脱贫攻坚相关材料及其他重要文书；2020年新冠肺炎疫情防控相关材料归档，请各部门（单位）做好材料的收集、整理工作，归档时间另行通知）
（二）荣誉档案（省部级以上表彰、奖项）
二、归档时间
2020年5月8至2020年5月31日止。
三、文书档案归档要求
（一）请各部门（单位）要高度重视，建立档案收集网络，明确本部门（单位）档案员，注重平时收集归档工作，及时做好综合文书档案的收集、整理工作。
（二）请各部门（单位）于2020年5月15日前提交档案电子目录，并移交本部门纸质文书档案和PDF电子版（电子文件命名和公文题名一致），待学院办公室档案科审核通过一周后，经双方核实无误签字，完成移交手续。
四、荣誉档案归档要求
（一）征集类别
1.上级政府颁发给学校的荣誉类；
2.学校在教学科研等活动中政府与社会团体颁发的荣誉类；
3.上级工会、团组织等开展各项竞赛活动获奖类；
4.兄弟单位、团体赠送的锦旗、牌匾等；
5.教职工个人、团体在进行教学科研、管理等工作中获得的省部级以上奖项（含相关厅级授予表彰、奖项）；
6.学生个人、团体参加各项活动获得省部级以上奖项（含相关厅级授予表彰、奖项）。
（二）征集原则
1.荣誉档案征集工作，主要采取定期征集与平时征集方式进行，各单位各部门要按照征集类别做好平时收集和管理工作，学校办公室档案科会不定期检查档案整理规范情况。
2.教职工，学生个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等，其原件仍由个人保管，需征集复印件或拍摄照片进行保存。
（三）工作要求
1.教职工、学生个人获奖情况采取即时自报，各部门（单位）档案员进行统计，并完成对获奖文书与实物的复印、拍摄照片存档等收集工作。
2.请各部门（单位）严格按照征集类别做好荣誉档案全面征集工作，于2020年5月31日前报送《九州网页版,九州（中国）官方征集荣誉档案登记表》（附件）和相关荣誉档案至国合楼205室，经双方核实移交档案无误后签字，完成移交手续。
附件：九州网页版,九州（中国）官方征集荣誉档案登记表
九州网页版,九州（中国）官方办公室
2020年5月8日
（联系人：邓涵予；邮箱：625627087@qq.com；联系电话：18685006864）
